تنظيم الوقت يبدأ بتدوين كل المهام في قائمة واحدة، ثم ترتيبها حسب الأهمية والإلحاح، ثم حجز وقت محدد لكل مهمة في جدول يومي. هذه الخطوات الثلاث، أي التدوين والترتيب والحجز، تحوّل اليوم من ردود أفعال متفرقة إلى خطة واضحة يمكن متابعتها. ويعتمد نجاحها على الواقعية: تقدير مدة كل مهمة بزيادة بسيطة، وترك فراغات للطوارئ، وعدم تحميل اليوم الواحد أكثر من ثلاث مهام كبيرة.
لماذا يضيع الوقت رغم الانشغال؟
يفسّر ما يُعرف بقانون باركنسون جزءًا من المشكلة. صاغه المؤرخ البريطاني سيريل نورثكوت باركنسون في مقال بمجلة الإيكونوميست عام 1955، ومفاده أن العمل يتمدد ليملأ الوقت المتاح لإنجازه. فالمهمة التي تُمنح يومًا كاملًا تستغرق يومًا كاملًا، حتى لو كانت تحتاج ساعتين فقط. لذلك يفيد وضع موعد نهائي قصير ومحدد لكل مهمة بدل تركها مفتوحة.
السبب الثاني هو تعدد المهام، أي محاولة إنجاز عدة أعمال في الوقت نفسه. تشير الجمعية الأمريكية لعلم النفس إلى أن التنقل المتكرر بين المهام يستهلك وقتًا إضافيًا في كل مرة يعود فيها الذهن إلى العمل السابق، ويزيد احتمال الخطأ. والنتيجة شعور بالانشغال طوال اليوم مع إنجاز قليل في نهايته.
تحديد الأولويات بمصفوفة أيزنهاور
مصفوفة أيزنهاور أداة بسيطة لفرز المهام، تُنسب إلى الرئيس الأمريكي دوايت أيزنهاور، ونشرها ستيفن كوفي في كتابه «العادات السبع للناس الأكثر فعالية» الصادر عام 1989. تقسم المصفوفة المهام إلى أربع خانات حسب سؤالين: هل المهمة مهمة؟ وهل هي عاجلة؟ المهم هو ما يخدم الأهداف البعيدة، والعاجل هو ما يفرض نفسه بموعد قريب.
| نوع المهمة | مثال | التصرف المناسب |
|---|---|---|
| مهمة وعاجلة | تسليم تقرير غدًا، موعد طبي | تُنجز فورًا |
| مهمة وغير عاجلة | التعلم، الرياضة، التخطيط | يُحجز لها وقت ثابت في الجدول |
| عاجلة وغير مهمة | بعض المكالمات والرسائل | تُفوَّض لغيرك أو تُختصر |
| غير مهمة وغير عاجلة | التصفح العشوائي | تُلغى أو تُقلَّل |
الخانة الثانية هي الأكثر إهمالًا والأكبر أثرًا، لأن تأجيل المهم غير العاجل يحوّله لاحقًا إلى أزمة عاجلة. ومن يكتب أهدافه بدقة يسهل عليه الفرز، ويفيد هنا نموذج الأهداف الذكية SMART وكيفية تطبيقه.
أساليب معروفة لإدارة الوقت
لا يوجد أسلوب واحد يناسب الجميع، فطبيعة العمل والطاقة الشخصية تختلف. الجدول التالي يلخص أشهر الأساليب وفكرة كل منها:
| الأسلوب | الفكرة | يناسب |
|---|---|---|
| بومودورو | 25 دقيقة عمل مركز ثم 5 دقائق راحة، واستراحة أطول بعد أربع جولات. ابتكره الإيطالي فرانشيسكو تشيريلو أواخر الثمانينيات | المذاكرة والمهام التي يصعب البدء بها |
| تقسيم اليوم إلى كتل | تخصيص فترة محددة في التقويم لكل نوع من العمل | من لديه مهام كثيرة متنوعة |
| قاعدة الدقيقتين | أي مهمة تستغرق أقل من دقيقتين تُنجز فورًا، وهي من منهج ديفيد ألن في كتاب «إنجاز الأمور» | تخفيف تراكم المهام الصغيرة |
| مبدأ باريتو (80/20) | جزء صغير من الجهد يصنع غالبًا معظم النتائج، فيُقدَّم هذا الجزء | العمل والمشاريع |
النسبة في مبدأ باريتو تقريبية وليست قانونًا ثابتًا، والمقصود منها البحث عن المهام الأعلى أثرًا والبدء بها. ولمزيد من الخلفية النظرية يمكن مراجعة صفحة إدارة الوقت في ويكيبيديا.
كيف أنظم وقتي وأنشئ جدولًا يوميًا: خطوات عملية
- معرفة ساعات الذروة: لكل شخص فترة يكون فيها ذهنه أصفى، صباحًا أو مساءً. تُخصص هذه الفترة لأصعب مهمة.
- تجميع المهام المتشابهة: الرد على الرسائل والمكالمات دفعة واحدة في وقتين محددين بدل التقطع طوال اليوم.
- إيقاف الإشعارات: كتم تنبيهات الهاتف أثناء فترات التركيز يقلل المقاطعات.
- تحديد نهاية لكل مهمة: موعد قصير وواضح يمنع تمدد العمل.
- المراجعة الأسبوعية: نصف ساعة في آخر الأسبوع لمقارنة المنجز بالمخطط وتعديل الخطة.
ويساعد على الالتزام الاهتمام بالنوم والحركة والراحة الذهنية، فالتعب يبطئ كل شيء. وفي ذلك تفصيل في مقال كيفية تحقيق التوازن بين الجسد والعقل والروح: نصائح عملية. كما تُعد المواسم ذات الإيقاع المختلف فرصة لبناء عادات جديدة، كما في كيف تستثمر شهر رمضان في تطوير نفسك روحيًا وشخصيًا؟
أدوات تساعد على التنظيم
- تطبيقات قوائم المهام مثل Todoist: لتدوين المهام وتذكيرات المواعيد.
- اللوحات المرئية مثل Trello: تعرض المهام في أعمدة مثل «للعمل» و«قيد التنفيذ» و«منجز».
- التقويم الإلكتروني مثل تقويم جوجل: لحجز كتل الوقت.
- المفكرة الورقية: خيار جيد لمن تشتته الشاشات.
هذا البودكاست يعرض أفكارًا إضافية حول تنظيم الوقت والمهام:
الأسئلة الشائعة
كم يستغرق تحويل تنظيم الوقت إلى عادة؟
وجدت دراسة أجرتها فيليبا لالي وزملاؤها في كلية لندن الجامعية عام 2009 أن تكوين العادة استغرق 66 يومًا في المتوسط. وتراوحت المدة بين المشاركين من 18 إلى 254 يومًا حسب الشخص ونوع العادة.
ماذا يُفعل عند الفشل في الالتزام بالجدول؟
الإخفاق في يوم أو يومين أمر طبيعي ولا يعني فشل الخطة. الأفضل تحليل السبب، فقد يكون الجدول مزدحمًا أكثر من اللازم، ثم تخفيفه والعودة في اليوم التالي.
هل الاستيقاظ المبكر شرط لتنظيم الوقت؟
ليس شرطًا، فالعبرة باستثمار ساعات النشاط أيًّا كان موعدها. لكن ثبات موعد النوم والاستيقاظ يساعد على انتظام اليوم وجودة التركيز.
هل تناسب هذه الأساليب الطلاب؟
نعم، وأسلوب بومودورو تحديدًا شائع في المذاكرة لأنه يقسم المادة الطويلة إلى جلسات قصيرة. ويُفضل أن يبدأ الطالب بالمادة الأصعب في وقت نشاطه.
أسهل بداية هي اختيار أسلوب واحد فقط من الأساليب السابقة وتجربته أسبوعًا كاملًا قبل إضافة غيره. وبعد الأسبوع تُقارن المهام المنجزة بما قبله لمعرفة ما يستحق الاستمرار.