تحضير جدول يومي لإنجاز المهمات
جميعنا لدينا الكثير من الواجبات والاعمال المهمة في حياتنا والتي علينا ان ننجزها يوميا ، كالعمل بوظيفة رئيسية أو إضافية
والدراسة والأعمال الروتينية اليومية التي تتراكم معا ، مما يجعلنا أحيانا ننسى بعضا منها وفي ذات الوقت ربما يحتاج احد من
الأصدقاء او العائلة بعض المساعدة منك فلن يتبقى وقت لك لتهتم بنفسك وسط كل هذه الأنشطة لذا لم لا تضع جدول يومي
وتلتزم به ، حينها ستجد أن كل هذه الاعمال أصبحت مجدولة واصبح من السهل التحكم بها وربما تستطيع انجاز جميعها
لذا عليك أولا ان تختار أهمها لتكون الأولوية لها
الطرق الصحيحة لعمل جدول يومي
الطريقة الاولى: تصيم جدول للاعمال اليومية
تعلم كيف تقضي وقتك
- قبل أن تفكر في خطة اعمالك اليومية وتنسيقها مع وقتك، عليك أن تميز الاعمال والاوقات التي قد تمت ادارتها مسبقا
كوظيفتك الرئيسية في العمل او حضور محاضراتك الدراسية مثلا انما ما ستفكر بوضع جدول يومي له هو وقت فراغك
بعد إنجاز تلك الأعمال. - حدد وقتا للعناية بنفسك، فكر بالأشياء التي تفعلها غالبا، مثلا هل تلعب الألعاب الإلكترونية؟ أو ربما بعض الأعمال في
المنزل؟ سجل الأنشطة اليومية التي تنجزها وكم يستغرق كل منها من الوقت
لاحظ الوقت الذي تستغرقه في وسائل النقل
أيا كان شكلها او سرعتها اثناء ذهابك للمدرسة او للعمل او أي وجهة تقصدها، حاول ان تقدر هذا الوقت وسجله في جدولك اليومي ليكون هذا أيضا مدروسا.
اكتشف الوقت الذي تكون فيه في قمة نشاطك
- عليك أن تدرس أي جزء من اليوم تستطيع أن تنجز به أكبر قدر ممكن من الاعمال ربما في وقت منتصف النهار أو قبل
ساعات قليلة من حلول الليل، وخصصه لإنجاز اهم الأعمال في جدولك وتأجيل بعض الأنشطة الأخرى في هذا الوقت كالرد على الرسائل والمكالمات مثلا.
إدراك أثر الروتين
- وكيف أن له دور في يومياتك وذلك نتيجة الالتزام بالجدول اليومي. أحيانا يكون الروتين شيئا محبطا ويؤثر على همتك
في تحقيق أهدافك. ولكن في أوقات أخرى فان إدراك هذا الروتين في جدول أعمالك له تأثير كبير في حياتك.
لذا حاول أن تغير بعض الأنشطة البسيطة او أن تقوم بتبديل بعض الأوقات مثلا ككسر بسيط لهذا الروتين مما يساعدك على إتمام يومك وإنجاز مهامك بنجاح. - فمثلا حين تعتاد على أداء مهام بوتيرة واحدة وزمن محدد وطريقة محددة يصبح الامر جامدا وغير ديناميكي مما يفقدك الرغبة في عمله وربما وتبدأ بالتفكير بفعل شيء آخر لقضاء وقتك باي شكل من الاشكال فتترك الأشياء التي عليك إنجازها لنفسك وبهذا فان هذا الروتين يكون قد أثر بطريقة سلبية على جدول اعمالك فلهذا عليك أن تدرك هذا الروتين وتدرك ما يسببه لحياتك.
- لا يقتصر الامر فقط على تدوين هذا الروتين وأثره في إخماد شغفك للعمل، بل عليك التفكير والبحث والتجريب
لكسر هذا الروتين فكل ما عليك فعله هو عدم الاستسلام وأن تعرف كيف تكبح نفسك وتقول لها لا في بعض الأحيان
أمام بعض الاعمال التي تقضي وقتك بها مثل مشاهدة الأفلام مثلا، فلا بأس لو قمت بها بعد أن تنتهي من اعمالك التي من المفترض أن تنجزها.
تجنب تضييع الوقت
- كثيرا ما نلاحظ أنه يوجد هدر للوقت في يومنا، لا نستطيع التحدث في الأوقات التي فرضت علينا وأصبحت ضرورية، كالوقت الذي نقضيه في مواصلات النقل أو أي وجهة نقصدها، ولكن عليك إعادة النظر في الخطة اليومية التي وضعتها لتنظيم وقتك، والبحث عن الوقت المهدور، ومحاولة تعديلها حتى تتجنب إهدار المزيد من الوقت.
- ان لم تستطع وضع خطة لتقليل الوقت الضائع، إذا فحاول أن تنجز أكثر من مهمة في نفس الوقت ربما يمكنك قراءة
كتاب مفيد اثناء ركوبك وسيلة النقل للوصول إلى عملك مثلا.
جهز جدول أعمالك قبل يوم غد
- من الأفضل ان تجهز جدول اعمالك من قبل، قد تحتاج وقتا حتى تعدل ما وجدته غر مناسب، على كل حال لن تستطيع
اكتشاف كل العيوب التي ستوجهها من أول يوم أو أول أسبوع. - مبدئيا حاول ان تضع جدول بسيط يحتوي على قائمة بالأنشطة التي تريد إنجازها وسجل بجانب كل نشاط كم يحتاج
من الوقت ولا باس لو خصصت لكل نشاط وقت لأكثر مما يحتاج بقليل من باب المرونة والاحتياط وبهذا لا يتأثر جدولك نتيجة أي ظرف قد يحدث.
الطريقة الثانية لإعداد جدول يومي للأعمال: التنسيق ما بين الأهداف طويلة المدى وقصيرة المدى
ابدأ بترتيب الاهداف طويلة المدى في الجدول
- عندما تلقي نظرة على جدول اعمالك اليومي ستجد أن دمج أهدافك طويلة المدى يشكل جزءا أساسيا ومباشرا في هذا الجدول. ربما تجد ان القيام بهذا الشيء ثقيل عليك فليس من السهولة ان تدرك ما هي مخططاتك وكيفية البدء بها. ومن الممكن ان تفكر بتأجيلها حتى وقت اخر وذلك لأنك ترى بان الأهداف قصيرة المدى هي التي لها الأولوية في الوقت الراهن، فحلا لهذه المشكلة عليك ان تخلق التوازن وتسعى لتحقيقهما معا، دون ان تنجز هدفا وتنسى الأخر.
- فكر مع نفسك وسجل اهدافك طويلة المدى، هل تطمح لفتح مشروع استثماري؟ هل تطمح للالتحاق بوظيفة معينة؟ هل تسعى لتكوين روابط صداقة مع اشخاص معينين؟
إذا فعليك بتسجيل هذه الأهداف بصورة مرئية لك كل يوم تستيقظ وتقرأها بدلا من أن تكون فقط مجرد فكرة في مخيلتك قد تنساها او تتذكرها من حين لأخر. - ابدا بطريقة سهلة وبسيطة لتكون خطوات خفيفة يمكنك من خلالها ان تخطو نحو اهدافك ومن ثم حاول ان تجدولها في جدولك وتضع لها وقتا محددا.
عليك أن تميز بين الأهداف التي وضعتها انت لنفسك والتي وضعها الأخرون لك
- رغم أنك تسال الاخرين ومن حولك من المقربين والأصدقاء طلبا للنصيحة لتمشي في طريق أهدافك بطريقة صحيحة. ولكن لن يدرك أحد أهدافك وطموحاتك هذه كما تدركها أنت، لذلك عليك فرز هذه الانشطة التي في جدولك اليومي وإعادة النظر فيما لو كانت فعلا لها دور في تحقيق أهدافك.
- كثيرا ما يتمنى والداك ان تصبح صاحب وظائف محددة حين تكبر كالمهندس أو الطبيب، فمفهومهم أنك بذلك قد أصبحت ابنا
ناجحا ومنجزا، لكن ليس بالضرورة أن يكون كذلك. عليك ان توضح لهما ما هي رغباتك وما هي طموحاتك التي ستكون قادرا
على إنجازها بشكل جيد ومريح، ربما يكون امر اكتشاف تلك الطموحات مع نفسك امرا في غاية الأهمية فما أفضل من
تفعل عملا انت اخترته لنفسك بمحض ارادتك وعن قناعة تامة ليس بعد أن اختاره لك الأخرين، حتى تشعر بالسعادة
والراحة المادية والمعنوية وبطريقة تجعل تلك الأهداف تتماشى مع توقعات ورؤى الاخرين لك.
ضع قائمة بالأمور ذات الأولوية
- جميعنا لديه أمور من الواجب الالتزام بها يوميا وبطريقة فورية، بقية الأعمال الأقل أولوية يمكنك تأجيلها لوقت لاحق وتنفيذها
اثناء قيامك بتلك التي حددتها ليومك، ولا تنس تخصيص الاوقات لكل نشاط عليك تنفيذه. - أحيانا يكون لديك بعض الاعمال المتكررة في اليوم وبعضها تنجزه لمرة واحدة فقط، حاول ان تستغل تلك الاعمال التي تقوم
بها لمرة واحدة فقط وتنسيقها في جدول أعمالك ليحتويها كلها، اجعل في هذا الجدول كل يوم مدة معينة تكون مخصصة
للأمور الطارئة التي تحدث فجأة او لإنجاز بعض الأمور او الأهداف التي ستفعلها في وقت ما ، كأخذ دورات ودروس معينة
في شيء معين لتفيد به نفسك .
الطريقة الثالثة ضع جدول يومي لك
جد الوسيلة الأنسب لك لتدوين خطتك بها
- تدوين جدولك اليومي يعد من انسب الطرق للتأكد من قدرتك على القيام به، لذا
- يفضل ان يبقى دائما امام ناظريك وتكثرمن القاء النظر عليه بين الحين والأخر، فلتبحث
عن الوسيلة الأنسب لك لتجعلها مدونة بها ويسهل عليك رؤيتها بعد كل مهمة تنجزها. - يوجد العديد والعديد من الطرق والوسائل التي يمكن للناس تسجيل جدول أعمالهم
بها كل حسب ما يفضل، فبعضهم يسجلونه في الهاتف المحمول وذلك بعض ظهور
العديد من التطبيقات المخصصة تحديدا لتلك المهمة، وبعضهم يفضل الطرق المتعارف
عليها والبسيطة كدفتر معين او مفكرة يومية او ربما لوحات معلقة على الحائط قابلة للمسح والكتابة. - لو فكرت باستخدام الطرق الحديثة والتكنولوجيا الحديثة كبرامج الحاسوب وأجهزة المحمول
فان فيها خاصية المذكرة التي تنبهك فورا في الوقت الذي حددته لتباشر عملك.
حاول ان تضع بين كل مهمة او مهمتين فترات لمدة 30 دقيقة
- وزع فترات تصل مدة كل منها حوالي 30 دقيقة بين المهام واجعلها لإنجاز
بعض المهام التي لم تتمكن من انهاءها كما كنت تريد مثلا، او استغلها
لتخطيط جدول ليومك القادم لتوفر على نفسك الوقت المحتمل إهداره لاحقا.
اجعل الصدارة للأنشطة الأكثر أهمية في الجدول
- عليك بترتيب الاعمال والأنشطة اليومية المفروضة عليك بطريقة لا تتعارض
مع أخرى غيرها، فعندما يكون لديك موعد في ساعة معينة وموعد أخر في
ساعة أخرى، فحاول أن تنسق بين تلك الساعات لإنجاز مهامك وأنشطتك.
ارجع دائما لجدولك اليومي
- اجعل هذا الجدول هو مصدر القوة والدعم لك بالنظر اليه عند النسيان او في
لحظات الملل او حتى عندما تشعر بانك أصبحت تتخاذل، فاجعله دائما نصب
عينيك واعد قراءته ليحفزك على القيام به والالتزام به.
لا بأس ان تعدل على الجدول بين الحين والأخر
- ربما تجد في لحظة ما ان الجدول بحاجة لان تعدل عليه نشاط ما او وقت ما او تغير أولويات أنشطة معينة، وذلك وفقا لظروف
معينة في ذلك اليوم او لأعمال لست بحاجة فعلها اليوم مثلا كان يكون هناك عطلة رسمية في الوظيفة اليوم او حدث امر
ما فوجدت ان الجدول بحاجة لبعض التعديل فتستغلها بتحقيق بعض الأهداف طويلة المدى واستغلال وقتك.
الطريقة الرابعة: ولنفسك عليك حق اجعل وقتا لنفسك
فكر بنفسك وما تحتاجه
- الهدف من وضع الجدول اليومي، هو انجاز الواجبات التي تهدف لتحسين حياتك المادية والاجتماعية والسعي للرقي بها، ولكن
من جانب اخر فالهدف هو تحقيق سعادتك وراحتك النفسية، فعليك بالاهتمام بنفسك والسعي وراء تدليل ذاتك، والحرص
على توفير سبل الراحة لنفسك دائماً، لتعود بطاقة متجددة وبروح جديدة مقبلة على العمل بعد ان تتخلص من ذلك الضغط وتحقق إنجازات أفضل. - هناك الكثير من الطرق التي من يمكنك استغلالها لتعتني بنفسك، فمثلا يمكنك مشاهدة الأفلام او ممارسة رياضة معينة
او حضور الألعاب الترفيهية او الخروج في رحلة ونزهة مع العائلة او اللعب والحديث مع الأصدقاء، فبإمكانك اختيار ما يناسبك
ويساعدك على تحقيق سبل الراحة الجسدية والنفسية والعودة لإتمام اعمالك وانشطتك وإدارة أوقاتك بشكل جيد.
حدد وقت على الجدول بعنوان العناية بنفسك
- ربما تنشغل بكل الأنشطة التي سجلتها في الجدول ولم ترى غيرها فتنسى ان تخصص وقتا للعناية بنفسك لهذا
فعليك المرور بتلك النقطة وجعلها مدونة بين تلك المهام فتراها ضرورية كالبقية وتلتزم بها.
في نهاية اليوم لا تنسى ان تقدم لنفسك مكافأة
- مكافأة النفس بعد بذل أدنى مجهود من أفضل السبل في احترام وتقدير ذاتك؛ لأنك بهذا الفعل ستشعر بمدى تقديرك
لنفسك واحترامك لجميع إنجازاتك ومهماتك التي وضعتها. - فلا بد ان تكافئ نفسك على مجهودك والتزامك بجدولك اليومي على اكمل وجه ، يمكنك أن تخرج في نزهة مثلا ، التحفيز
لذاتك لا يقتصر على الهدايا والنزهات، بل يمكنك تقديم عبارات تحفيزية لنفسك، أو شراء كوب قهوة آخر، أو الذهاب مع
الأصدقاء لتناول طعام الغداء ومن المهم أن تكون في رضا تام عن نفسك؛ لأن القناعة هي أساس نجاح جميع ما تسعى إليه.