قد تعتقد بأن كتابة التقرير بطريقة جيدة أمر سهل لكن مع مرور الوقت ستجد بأن هناك بعض الأخطاء و الصعوبات التي تواجهك في كتابته.
مفهوم التقرير
هو عرض مكتوب بإيجاز، يقدم مجموعة من المعلومات و الأدلة التي تخص مشكلة معينة أو موضوع معين، و يجب أن يُكتَب بطريقة منظمة و واضحة.
ما هي خطوات كتابة التقرير ؟
صفحة الغلاف الخارجي : و تتضمن عنوان التقرير و اسم الجهة التي قامت بإعداد التقرير، و الجمهور المستهدف من التقرير.
الفهرس : يشمل أقسام التقرير و مضمونها و النقاط المهمة الموجودة في التقرير (رؤوس أقلام).
صفحة إجراءات التعديل : يتم في هذه الصفحة ذكر آخر التعديلات التي تم إضافتها على التقرير.
المقدمة : تعبّر عن نبذة قصيرة و مختصرة عن مضمون التقرير، و الهدف منه و المجال الذي يشمله، و يمكن الإجابة عن بعض من هذه الأسئلة داخل المقدمة:
- ما هي المشكلة؟ أو ما هو الهدف من التقرير؟
- ما هي بالتحديد المشكلة التي تحاول حلها ؟
- ما هي أسباب المشكلة ؟
- هل تزال المشكلة بدون حل ؟
- ما هي الاقتراحات و الافتراضات التي تساعد في حل المشكلة ؟
- ما هي النتائج الرئيسية ؟ (باختصار)
- ما هي الأفكار التي يتناولها التقرير ؟
صفحة الملخص مهمة في كتابة التقرير : يتم فيها ذكر الأمور الهامة في التّقرير باختصار و في صفحة واحدة لتكون مرجع سريع لقارئ التّقرير.
عرض المعلومات و الحقائق : عرض أهم المعلومات التي تم الوصول إليها في التقرير.
الجداول : وضع المعلومات و تنظيمها على شكل جداول ليتم توضيحها بصورة أوسع.
الرسم البياني : تمثيل المعلومات بشكل كمي.
الدراسة و التحليل : توضيح و تفسير النتائج التي تم الوصول إليها في هذا التقرير.
النتائج من الأمور الضرورية في كتابة التقرير : يتم فيها عرض نتائج الدراسة.
التوصيات : في هذه الصفحة يتم عرض توصيات الجهة المرسلة (معد التقرير) للجهة المرسل إليها (الجمهور المستهدف) و ذلك تبعاً لما تم الوصول إليه .
الملاحق : و هي مجموعة من الأوراق الإضافية التي تم الاستعانة بها في إنجاز التقرير بصورته النهائية.
أهداف كتابة التقرير
- يساعد المدير في تجميع الحقائق و المعلومات
- المساعدة في حل المشاكل القائمة
- زيادة خبرات الموظفين في المؤسسة
- عرض الإنجازات التي يقوم بها الموظفين و الأقسام
- إجراء دراسات تحليلية للبيانات و الحقائق
- معرفة نقاط القوة و نقاط الضعف الموجودة في المؤسسة
- من أهداف كتابة التقرير الإجابة على التساؤلات و طرح الأفكار الجديدة
المصادر والمراجع