كتابة البَريد الإلكتُروني
بالنسبة للكثير من الناس هو الشكل الأكثر انتشارا من الإتصالات المهنية ، وتعتبر كتابة رسائل البريد الإلكتروني مهارة أساسية لا بد من إتقانها يعد البريد الإلكتروني ، وخلال مقالنا هذا سيتم توضيح أهم نقاط كيفية كتابة البريد الإلكتروني المثالي .
كيفية كتابة البريد الإلكتروني المثالي
التأكد من قائمة المستلمين وذلك من خلال إتباع أمرين إثنين هما :
- الجزء الشكلي
الذي يتعلق بالأسماء التي تظهر قبل عنوان البريد ، وترتيبها في حال وجود أكثر من شخص في خانة المستلمين . - الجزء المنطقي
اختيار الأشخاص المراد وصول الرسالة إليهم وضرورة الإنتباه على عدم إرسالها إلى الأشخاص ليس لهم علاقة .
فئات مستلمين البريد الإلكتروني
عند كتابه البَريد الإلكترُوني يجب اتباع فئتين وهم
- المجموعة الأولى
هم من ترسل إليهم الرسالة ولهم علاقة بشكل مباشر في مضمونها . - المجموعة الثانية
التي توضع في خانة CC هم أشخاص يودوون أن يكونوا على علم بأن أرسلت الرسالة للأشخاص المعنيين، المثال الأقرب لذلك هو المدير في العمل . - المجموعة الثالثة
التي توضع في خانة BBC وهو أشخاص ترغب أن تصل لهم الرسالة و لكن ليس أمر مهم أن يعرفوا أنك أرسلتها إلى الأخرين .
ملاحظات مهمة عند كتابة البريد الإلكتروني
- الإكتفاء بتحية بسيطة في المقدمة ونبذة مختصرة في الخاتمة وعدم التطرق لأشياء غير مفيدة أو شخصية ، والإبتعاد عن مجالمة الآخرين .
- مراجعة الرسالة أكثر من مرة والتأكد من أنها خالية وفارغة من أي أخطاء إملائية أو نحوية وخاصة اذا كنت تريد ان ترسل رسالة عمل .
- لا شك أن علامات الترقيم مهمة في الكتابة ولكن بصورة معتدلة ، لهذا فإنه يجب عدم تكرار علامات الترقيم في الرسائل الرسمية و المتعلقة بالعمل .
- الحرص على عدم اللجوء وعدم الإستعانة بالصور الرمزية في الرسائل الرسمية خلاف الرسائل الشخصية للأصدقاء التي قد تكون فيها الرموز أمر جميل .
- إنتقاء عنوان معبر ومختصر للرسالة .
- الإستعانة ببعض الأشخاص لفحص مضمون الرسالة وخلوه من أي أخطاء .
وفي الختام عزيزي القارئ أتمنى لك قراءة ممتعة عن كيفية كتابة البَريد الإلكترُوني المِثالي راجيا أن تنال هذه المقال إعجابك .