التفويضْ
يعد التفويض هو احد الأمور المختلفة التي يحتاج إليها الموظف من أجل أن يقوم بمهمة ما في العمل، بالإضافة إلى أن ذلك التفويض يوفر الكثير من الجهد والوقت في العمل ويعمل على تحقيق المزيد من الأهداف بعيدا عن التعقيدات التي من الممكن أن تتم وبعيدا أيضًا عن الأعمال الروتينية التي سوف تحتاج إلى الكثير من الوقت لإتمامها بالشكل المثالي.
طريقة كتابة تفويض
- التَفويض عبارة عن توكيل قانوني يطلب بموجب شخص آخر من حيث أن يقوم ذلك الشخص الأخر بالتصرف عن الشخص الأساسي الموكل له أو المفوض له، بحيث انه يمكنه أن يقوم بعدة أمور مختلفة عن الشخص الأساسي، ويتم عمل تلك التفويض في بعض الحالات التي يصعب الأشخاص التحرك أو القيام بهذه الأعمال ويحتاجون إلى احدى الأشخاص الذين يساعدونهم في تلك المهمة.
- تعتمد طريقة كتابة التَفويض على حسب الشخص المصاغ إليه أو الاستعانة به، حيث يجب في البداية أن يتم كتابة اسم الجهة التي سوف يرسل إليها التَفويض ومن بعد ذلك التأكد من أنها حكومية أو خاصة.
- بعد ذلك يتم كتابة الاسم الكامل للشخص الذي سوف يتم كتابة التَفويض له وكتابة المهمة التي سوف يقوم بها بشكل واضح من أجل أن تتعرف على ما سوف يقوم به في النهاية، ويجب أن يتم استخدام احدى الوثائق الرسمية للشخص من حيث إثبات صحة تلك التفويض.
- يجب أن يتم توفير رقم خاص للمفوض له مع بطاقته وعنوانه أيضًا وبعد المعلومات الأخرى أن توفرت، كتابة الموضوع الخاص بالتفويض ويجب عدم الإطالة في الكتابة والاختصار بقدر المستطاع.
- يفضل تحديد مدة زمنية من أجل تلك التَفويض ولا يجب الاستمرارية به إلى تلك الوقت، حيث في نهاية الورقة يتم كتابة اسم المفوض له مع توقيعه ورقم هاتف.
شروط هامة من أجل التفويض
لكي تقوم بعملية التَفويض يجب عليك أن تتعرف على تلك الشروط أولا، حيث أن التفويض الذي لا يوجد فيه تلك الشروط لا يعتبر تفويضا:
- يجب أن يتم استخدام نص رسمي في المحتوي الخاص بالتفويض بطريقة مناسبة ومختصرة من الناحية القانونية.
- يفضل أن يتم التصريح بشكل مباشر من قبل المفوض له ويجب أن يتم التفويض في مهمة ما أو عمل ما.
- يتم تحديد الموضوع الرئيسي للتفويض بدلا من الكلام المتكرر وهذا من أجل سهولة القراءة والفهم السريع.
- يفضل أن يكون التَفويض مؤقت وينتهي بمدة زمنية قصيرة وهذا من أجل حمايتك من الناحية القانونية أيضًا.
- لا يجوز التَفويض إلا في وجود سبب مقنع من قبل المفوض، وبتلك الطريقة يتم الاعتماد عليه من اجل إنجاز مهمة ما، أما إذا كان التفويض بدون مهمة أو عمل فأن في تلك الوقت لا يعتبر تفويضا.
أنواع التفويض
هناك أكثر من نوع من أنواع التَفويض يمكنك أن تتعرف على أهمها:
- التَفويض الجزئي وهو التَفويض الذي يتم استخدامه من قبل بعض الأشخاص الإداريين في الحصول على وقت طويل لتنفيذها.
- التَفويض المشروط وهو التَفويض الذي يعتمد على مجموعة من الشروط التي يجب أن تتحقق بحيث أن يسقط التفويض في الوقت والحال.
- التَفويض الرسمي هو نوع من أنواع التَفويض يتم استخدامه في المنشآت المختلفة ذات الطبيعة الرسمية ويتم التعامل من خلاله في العديد من العمليات المختلفة الأخرى أيضًا، بالإضافة إلى أن تلك التَفويض يساعد بشكل كبير في الاعتماد على الأمور الإدارية.
- التَفويض المباشر هو من أفضل أنواع التفويض والتي يعمل على التَفويض من قبل المفوض بشكل مباشر ولا يتم فيه استخدام نماذج خاصة به ويتم من خلال بيئة العمل ويعتمد تلك التفويض على القيام بعدة مهما محددة من قبل رئيس العمل.
عناصر التفويض المتعددة
هناك أكثر من عنصر خاصة بالتَفويض يمكنك أن تتعرف عليه بشكل مثالي، ومن تلك العناصر هي:
- الجهة المستلمة للتفويض وهي التي تشمل المؤسسات والشركات والأفراد والوزارات أيضًا بصفتهم الرسمية.
- المفوض وهو الشخص الذي يقوم بكتابة المزيد من النماذج الخاصة بالتَفويض التي تناسب ما يقوم به.
- نموذج التَفويض وهو النص أو الوثيقة الرسمية التي يتم الاعتماد عليها من اجل إتمام التَفويض والمهمة المطلوبة.
- المفوض له وهو الشخص الذي يقوم باستلام وثيقة التفويض ويعمل على تلك المهمة حتى ينجزها بالشكل الصحيح الذي تم تحديده من قبل المفوض.