من أصعب الأعمال التي تحتاج من الموظف الإهتمام والمتابعة هي عملية ترتيب الملفات ومتابعة ترتيب المكتب والحرص على ان يكون من غير فوضى.
طريقة ترتيب الملفات في المكتب
- ان الموظف المميز هو الذي يجعل مهمة ترتيب ملفات العمل من اولى اولويات عمله اليومي ، ويعتبرها عملاً يومياً يتوجب عليه انهائها ومتابعتها عند كل عملية بحث عن ملف ، واذا لم يقم بذلك بشكل منظم عليه ان لا يترك الموضوع لفترة طويلة وبامكانه
ان يضع مواعيد زمنية تجدول عملية ترتيبها . - متابعة الاوراق المهمة في المكتب بشكل دقيق ومهم اولا باول و ترتيبها حسب
قاعدة بحث معينة تكتب في فهرس مستقل بالتاريخ او الاسم او الموضوع،
و وضعها في صندوق او خزانة حفظ حسب اهمية الورق وحسب تدرّج التاريخ
اذا كان بحث الفهرس بالتاريخ او الاحرف الابجدية اذا كان بحث الفهرس بالاسم
لكي يسهل عليه استخراج اي ورقة او وثيقة منها بطريقة سريعة ومريحة . - يفضل ترتيب الملفات داخل المكتب حسب الاحرف الابجدية اذا كانت ملفات تعامل لشركات او اشخاص ومكتوبة كل ملف باسم عميله .
- يجب تسجيل وكتابة عنوان لمحتوى الملفات على غلاف الملف من الخارج ليسهل اختياره بشكل سهل وسريع .
- يتم حفظها في الخزانة او الصندوق وفقاً للترتيب الابجدي ويجب ان لا توضع كلها في نفس الخزانة كي لا تختلط ويسهل الوصول اليها بشكل سريع وسهل .
- يجب عمل مجموعات تحتوي على اسماء شركات او اسماء عملاء وترقيمها مثلا مجموعة ١ مجموعة ٢ وهذا العمل يجعل عمليه البحث سهلة جدا وغير معقدة
و موفرة للجهد والوقت . - امكان الموظف اعتماد قاعدة اخرى إل ترتيب الملفات وهي حسب العمل الاسبوعي
او الشهري وبهذا يسهل على الموظف البحث بشكل اسهل من عمليات البحث العشوائية . - البحث بشكل اسهل من عمليات البحث العشوائية عند الجرد السنوي يجب العمل على حفظ الملفات التي تم الاستغناء عنها في هذا العام وفتح ملفات جديدة
و ترتيبها حسب الاولويات الموجودة في الفهرس . - بإمكان الموظف أيضا ترتيب الملفات الى ثلاث مجموعات حسب الاهمية مهم جدا متوسط الاهمية وغير مهم بثلاثة الوان مثل اللون الاحمر للمهم والاصفر للمتوسط والاخضر للغير مهم وبهذا الشكل يسهل على الموظف اختيار اي ملف منهما بدون
تعب او صعوبة . - يجب أن يتم ترقيم ووضع اشارات تجعل الباحث يميز الملفات عن بعضها البعض
و بالذات اذا كان العمل كبير والملفات كثيرة .
المصادر و المراجع